مجوزها شامل سه نوع خانگی، صنفی و دستگاهی هستند. مجوزهای خانگی تک مرحله‌ای بوده و ظرف سه روز کاری صادر می‌شوند.

مجوزهای صنفی و پروانه‌های کسب، همگی تک مرحله‌ای بوده و بین سه تا هفت روز صادر می‌شوند.

مجوزهای خارج از این دو گروه که توسط دستگاه‌های اجرایی و کانون‌ها صادر می‌شوند گاهی چند مرحله‌ای هستند؛ یعنی برای دریافت آن‌ها باید چندین مرحله تاییدیه، موافقت اصولی و موارد دیگر انجام شود که در ادامه مراحل ورود به درگاه ملی مجوزها و ثبت درخواست مجوز الکترونیک آمده است.

گام اول؛ ثبت نام و احراز هویت

ابتدا باید وارد سایت درگاه ملی مجوزها شد. در سمت چپ بالای سایت، وارد پنجره خدمت دولت هوشمند ‌شد. در صورتیکه برای اولین بار وارد می‌شوید، احراز هویت شما با ثبت شماره همراه، کد ملی و تاریخ تولد انجام می‌شود و در صورتیکه قبلا وارد شده باشید تنها از طریق شماره تلفن همراه می‌توانید دوباره وارد سایت شوید.

 گام دوم؛ راهنما

هر مجوزی در درگاه ملی مجوزها دارای صفحه راهنمای مخصوص است و در آن شرایط، مدارک، هزینه‌ها و زمان قانونی صدور آن مجوز توضیح داده شده است. اگر کسب و کار مورد نظرتان را نیافتید، در بخش جستجو، مجوز مورد نظر خود را بیابید و در غیر این صورت به پشتیبانی اطلاع دهید تا پیگیر مجوز مورد نظر شما شود و برای آن کاربرگ مخصوص تهیه شود.

گام سوم؛ مجوزهای تک مرحله‌ای و چند مرحله‌ای

بعضی مجوزها مانند پروانه کسب مجوز مشاغل خانگی یا خانه مسافر، تک مرحله‌ای هستند یعنی با یک درخواست مجوز صادر می‌شود اما بسیاری از مجوزها چند مرحله‌ای هستند؛ یعنی برای گرفتن مجوز کسب و کار باید چند مجوز دیگر گرفت. مثلا برای کسب و کار تولید کارگاهی صنایع دستی کاغذی باید دو مجوز تاسیس و فعالیت کارگاهی گرفت. شرایط، مدارک، زمان و هزینه هر مجوز و ترتیب آن‌ها گفته شده و در صفحه راهنمای کسب و کارهایی که مجوزشان چند مرحله‌ای صادر می‌شود، ترتیب مجوزها ارائه شده است.

گام چهارم؛ ملاحظه شرایط و ثبت درخواست

در صفحه راهنما، هر مجوزی شرایط، مدارک، هزینه و زمان لازم برای صدور مجوز ارائه شده است. برخی مدارک مانند تاییدیه‌های بهداشت خودشان مجوز هستند و شرایط و زمان صدورشان جداگانه تصویب می‌شود و در درگاه ملی مجوزها، راهنمای درخواست دارند.

در کسب و کارهای با مجوز چند مرحله‌ای شرایط درخواست مدارک، تائیدیه‌ها و استعلامات وجود دارد و به ترتیب ارائه شده است و برای هر مجوز گزینه ثبت درخواست وجود دارد. قبل از ثبت درخواست باید از داشتن همه شرایط و مدارک و آمادگی برای پرداخت هزینه مربوطه مطمئن شوید؛ چرا که در صورت عدم تکمیل، درخواست بعد از ٢٤ ساعت رد می‌شود.

گام پنجم؛ تعهد الکترونیکی

قبل از ثبت درخواست، سیستم از شما تعهد الکترونیکی مبنی بر این‌که که شما همه مطالب و شرایط را مطالعه کرده‌اید، اخذ می‌کند. با انتخاب تایید، فرم ثبت اطلاعات و استعلامات فعال و ورود اطلاعات ممکن می‌شود.

گام ششم؛ درج سریال پشت کارت ملی و شماره همراه

پشت کارت ملی یک سریال ۱۰ رقمی شامل ۹ عدد و یک حرف انگلیسی وجود دارد. این شماره ۱۰ رقم دارد و رقم دوم آن حرف انگلیسی است که باید با حرف بزرگ وارد شود. در این مرحله این سریال را وارد کرده و در ادامه شماره همراه خود را وارد و ثبت کنید.

گام هفتم؛ ثبت کد پستی و احراز نشانی

اگر کد پستی محل کسب و کار خود را می‌دانید در این مرحله آن را وارد کرده و اگر از آن مطلع نیستید با مراجعه به لینک gnaf.post.ir و ارائه اطلاعات کد پستی دقیق محل کار خود را دریافت می‌کنید.

بعد از ورود کد پستی محل کار، سیستم به طور خودکار نشانی پیشنهادی شما را می‌نویسد، اگر درست بود ادامه دهید. برای صدور مجوز اغلب کسب و کارها احراز نشانی لازم است. بنابراین، مامور پست طی ۴۸ ساعت بعد از ثبت کد پستی به محل کار شما مراجعه می‌کند تا حضور شما در محل و احراز نشانی شما را به درگاه ملی مجوزها گزارش دهد. هنگام مراجعه امور پست باید کارت ملی خود را همراه داشته باشید.

گام هشتم؛ کد مالیاتی

هر فعال اقتصادی باید پرونده مالیاتی داشته باشد که در سایت my.tax.gov.ir قابل دریافت است. اگر کد مالیاتی ندارید از این سایت کد مالیاتی خود را دریافت کنید و اگر دارای بدهی قبلی هستید در این مرحله باید ابتدا بدهی مالیاتی خود را تسویه کرده و بعد از آن در خواست مجوز دهید.

نکته؛ اگر در کسب وکار قبلی خود بدهی مالیاتی داشته‌اید، سیستم متوجه می‌شود و از شما می‌خواهد بدهی مالیاتی قبلی خود را تسویه کنید.

گام نهم؛ استعلامات پایه

استعلام‌های پایه شامل بدهی مالیاتی، گواهی صلاحیت بهداشتی، نظام وظیفه و برخی موارد دیگر است که در درگاه ملی بصورت خودکار برای هر کسب وکار انجام می‌شود و اگر استعلام تایید شد یعنی شرایط و مدارک لازم برای مجوز مورد نظرتان را دارید و درگاه ملی تاییدیه آن‌ را بصورت برخط از دستگاه استعلام دهنده دریافت کرده و به درگاه تخصصی مجوزتان منتقل می‌شوید.

نکته: بعد از دریافت پاسخ همه استعلام‌های پایه باید گزینه ورود به درگاه تخصصی را  اعمال کرده، در غیر این صورت، درخواست شما در همین مرحله متوفق می‌شود.

گام دهم؛ ورود به درگاه تخصصی

بعد از احراز نشانی و اخذ استعلامات پایه باید به درگاه تخصصی سایت سازمان صادرکننده مجوز مورد نظر خود وارد شوید تا باقی مراحل که جزو شرایط اخذ مجوز است را طی کرده و مجوزتان در زمان تعیین شده بطور الکترونیک و غیر حضوری صادر و فایل آن به کارپوشه شما ارسال شود.

گفتنی است؛ متقاضیان مجوزهای خانگی به درگاه تخصصی وزارت تعاون و متقاضیان پروانه کسب به سامانه نوین اصناف منتقل و دیگر مجوزها به سایت اداره یا نهاد مربوطه منتقل و آن‌جا تایید یا ثبت محور بودن مجوشان صادر می‌شود.